Zapytanie ofertowe w związku z przystąpieniem do Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka – Działanie 8.2
Szanowni Państwo,
W związku z realizowanym w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.2 „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B” projektem pt. „Wdrożenie Zintegrowanej Platformy Informatycznej typu B2B integrującej zarządzanie procesami w zakresie zamówień i realizacji dostaw” zapraszamy Państwa do złożenia oferty na umieszczone w zapytaniu ofertowym zakupy.
| Dane zamawiającego: | DECUS DRUK S.Spanier S.Ozdoba Spółka Jawna ul. Trębacza 8A 31-436 Kraków KRS: 0000311373 NIP: 945-211-63-90 REGON: 120803690 |
| Tytuł projektu | „Wdrożenie Zintegrowanej Platformy Informatycznej typu B2B integrującej zarządzanie procesami w zakresie zamówień i realizacji dostaw” |
| Nr wniosku o dofinansowanie: | UDA-POIG.08.02.00-12-194/12-00 |
| Miejsce i czas składania ofert: | Oferty prosimy przesyłać pisemnie lub pocztą elektroniczną do dnia 28.06.2013 roku.
Oferty pisemne należy przesyłać na adres: DECUS DRUK
Oferty elektroniczne należy przesyłać na adres: biuro@decusdruk.pl
|
| Osoba do kontaktu: | Wszelkie dodatkowe informacje związane z zapytaniem ofertowym można otrzymać od:
Sebastiana Spanier – kierownika projektu Tel. 12 633 66 53 mail: sspanier@decusdruk.pl
|
| Kryteria oceny ofert: |
|
| Określenie przedmiotu zamówienia: | Przedmiotem zamówienia jest:
Zakupy powinny być zgodne ze specyfikacją stanowiącą załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.
|
| Inne uwagi: |
|
Załącznik do zapytania ofertowego
Realizacja projektu została zaplanowana na II etapy:
- Etap I (02.06.2013 – 30.11.2013)
- Etap II (01.12.2013 – 31.05.2014)
Poniżej przedstawiamy specyfikację do zaplanowanych w zapytaniu ofertowym zakupów w podziale na poszczególne etapy:
Etap I
Przygotowanie analizy przedwdrożeniowej z zakresu szczegółowej funkcjonalności systemu informatycznego
Usługa ta będzie polegała na udokumentowaniu potrzeb i wymagań od systemu, który ma zostać wdrożony. Efektem realizacji usługi będzie dokument, zawierający przede wszystkim informacje o szczegółowej funkcjonalności ZPI B2B, ponadto dzięki zakupionej usłudze możliwe stanie się pozyskanie informacji o ocenie infrastruktury, identyfikacji procesów biznesowych, zakresu organizacyjnego wdrożenia, szacunkowych kosztach. Wdrożenie ZPI B2B będzie przedsięwzięciem złożonym. W celu zapewnienie prawidłowości realizacji projektu będzie wykonanie w analizie przedwdrożeniowej również planu wdrożenia ZPI B2B określający proces koordynacji prac. Plan będzie zawierał m.in. określenie szczegółowego harmonogramu etapów wdrożenia, identyfikację problemów i ich usunięcie, czy sposób wprowadzania korekt na etapie kontroli postępu prac. Zakup tej usług jest niezbędny dla właściwego, adekwatnego dla potrzeb Wnioskodawcy wdrożenia projektu. Od właściwiej wykonanej analizy zależeć będzie prawidłowe zintegrowanie ZPI B2B z systemami informatycznymi partnerów Spółki.
Zakup serwera – 1 szt.
Przewidywana specyfikacja: 2x Intel XEON, 16GB RAM, 4x 500GB HDD, klawiatura, mysz.
Zakup UPS – 1 szt.
Wyposażenie standardowe kabel komunikacyjny. Dodatkowe funkcje: • wydłużenie czasu podtrzymania poprzez dołożenie 3 zestawów baterii • Wyświetlacz LCD • przełączniki konfiguracyjne, PowerManager II for Windows NT/98/Me/2000/XP/2003 • PowerManager II for Linux, SCO UNIX Szerokość • 440 mm • 19 cali Wysokość • 220 mm • 5 U Głębokość 500 mm Masa netto 35 kg, bateria MBKR6000-J • czas podtrzymania z jednym modułem bateryjnym 12 minut, Moc skuteczna- 4200 W
Usługi doradcze o charakterze wdrożeniowym w zakresie planu dostosowania systemu informatycznego do szczegółowych potrzeb Wnioskodawcy
W wyniku zakupu tej usługi zostanie określony plan dostosowania ZPI B2B, do funkcjonalności, którymi powinna się ona charakteryzować.
Zakup licencji na ZPI B2B – szt.1
ZPI B2B będzie składał się z następujących funkcjonalności:
Funkcjonalności handlowe
System pozwoli na łatwe i szybkie generowanie dokumentów handlowych. Funkcjonalność wyeliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, umożliwiając generowanie nowych dokumentów na podstawie już istniejących oraz automatycznie przenosząc do nich wymagane dane. Zapewni również zapis pełnej historii transakcji, co ułatwi kontrolę nad procesami handlowymi. Dzięki zdefiniowaniu uprawnień użytkowników będzie możliwość określenia zakresu praw pracowników w stosunku do dokumentów na poszczególnych etapach procesu handlowego. Określenie stanu dokumentu automatycznie zadecyduje o dostępie lub jego braku dla konkretnych pracowników. Zatwierdzenie zamówienia uruchomi rezerwację zasobów magazynowych, blokując ich sprzedaż dla innych transakcji. Oprócz dokumentów handlowych ważną rolę będą stanowiły informacje o kontrahentach oraz oferowanych artykułach. Efektywne zarządzanie nimi będzie wymagało uporządkowania danych i przedstawiania ich w sposób czytelny i łatwo dostępny. Możliwość sortowania pod względem indywidualnie wybieranych kolumn na Liście Kontrahentów bądź Liście Artykułów pozwoli na organizowanie grup danych. Możliwość definiowania atrybutów pozwoli na zapisywanie specyficznych danych, nie mieszczących się w zakresie podstawowych pól. System umożliwi także tworzenie oddzielnych cenników ustalanych na podstawie cen towaru u dostawców oraz zarządzanie okresem ich obowiązywania. Tworzenie cenników usprawni funkcja kalkulacji cen na podstawie zdefiniowanych danych pobranych od dostawców oraz funkcja kontroli marży.
Funkcjonalności logistyczne
System da możliwość indywidualnego definiowania struktury magazynowej – tworzenia wielu magazynów, podziału magazynów na części logiczne, wyodrębnienie elementów nadrzędnych i podrzędnych. System zapewni nadzór nad stanami magazynowymi, zamówieniami, rezerwacjami i brakami. Utrzymanie odpowiedniego stanu magazynów ułatwią podpowiedzi decyzji generowane przez system. ZPI B2B umożliwi rozróżnienie stanów magazynowych oraz stanów handlowych, co pozwoli na oddzielne zarządzanie zapasami przyjętymi na magazyn, ale nie dopuszczonymi jeszcze do sprzedaży. Realizacja procesów logistycznych nie byłaby możliwa bez efektywnego zarządzania dokumentami magazynowymi. Dokumenty będą definiowane określonymi stanami. System pozwoli na automatyczne generowanie nowych dokumentów z dokumentów już istniejących, a także na wysyłanie ich do systemów partnerów. Dodatkowym udogodnieniem dla użytkownika będzie przygotowywanie Bilansu Stanu Towarów (BST), który zawiera stany i braki magazynowe, rezerwacje, zamówienia, a także zdefiniowane stany optymalne i minimalne. Funkcjonalność pozwoli na kompletną obsługę logistyki – przyjęcie towaru, przesunięcia między magazynami, wydania towaru, rozchody. ZPI B2B jako w pełni zintegrowany system zapewni powiązania procesów logistycznych z procesami handlowymi, co pozwoli przyspieszyć realizację zamówień i usprawnić obsługę magazynu.
Funkcjonalności księgowość i koszty
ZPI B2B zautomatyzuje działania związane z obsługą księgowości. System umożliwi tworzenie planu kont, dostosowanego do indywidualnych potrzeb firmy, rodzaju działalności przedsiębiorstwa i formy organizacyjno-prawnej. Listę kont uzupełnią narzędzia ułatwiające dostęp do danych, takie jak zaawansowane filtry wyszukiwania, podgląd zapisów czy dostęp do informacji o obrotach i saldach. Przydatną funkcjonalnością będzie bufor księgowy – mechanizm księgowania „na brudno”, umożliwiający kontrolę poprawności dokumentów przed ich finalnym zatwierdzeniem. Bufor księgowy zminimalizuje możliwość pomyłek, zwiększając bezpieczeństwo transakcji finansowych. System pozwoli na dostosowanie okresów obrachunkowych do specyfiki działania przedsiębiorstwa. Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca zobowiązany jest wprowadzać każde zdarzenie księgowe do ksiąg rachunkowych. Dzięki funkcjonalności platformy wszystkie dekrety księgowe, realizowane w systemie, będą automatycznie zapisywane w dziennikach księgowych. Planowanie wydatków ułatwią archiwalne raporty oraz lista płatności, zawierająca wpłaty należne firmie od klientów (wielkość oraz termin płatności) oraz zobowiązania firmy wobec kontrahentów. Lista płatności będzie uzupełniana automatycznie w momencie wystawiania dokumentu, wymagającego uregulowania płatności (np. zatwierdzonych faktur). ZPI B2B będzie obsługiwać płatności gotówkowe, czeki oraz przelewy bankowe. Sporym udogodnieniem będzie możliwość kompensacji należności z zobowiązaniami, dzielenie lub łączenie płatności, obsługa rozliczeń całkowitych i częściowych oraz walut obcych.
Funkcjonalności B2B
Są to funkcjonalności integrujące system Wnioskodawcy z systemami partnerów. Dzięki tym funkcjonalnościom możliwe stanie się zacieśnienie współpracy z partnerami w projekcie. Zapewnią one pełne bezpieczeństwo i poufność informacji. Wszystkie transakcje będą automatycznie rejestrowane i synchronizowane z systemami, co pozwala na natychmiastowe zaewidencjonowanie zamówienia, skracając do minimum czas przepływu informacji pomiędzy firmą, a kontrahentami.
ZPI B2B będzie automatyzowała następujące procesy biznesowe:
1) Proces wysyłania zamówienia
W ZPI B2B możliwe będzie tworzenie, edycja lub skorzystanie z gotowego formularza zamówienia i przesłanie go drogą online do systemu informatycznego partnera. Następnie dzięki integracji na poziomie bazy danych nastąpi automatyczny eksport zamówienia z bazy danych ZPI B2B do bazy danych systemu partnera (dostawcy). Dzięki automatyzacji procesu eksportu zamówienia (pliki cyfrowe typu xml) użytkownicy ZPI B2B będą mieli możliwość składania zamówień na wybrane produkty dostępne przez 24h/7 dni w tygodniu. W wyniku eksportu zamówienia z bazy danych Wnioskodawcy do bazy danych partnera danemu produktowi zostanie przypisany status „zamówiony”. W procesie tym czynny udział brały będą funkcjonalności:
a) Funkcjonalności handlowe
b) Funkcjonalności modułu B2B
c) Funkcjonalności logistyczne
2) Proces potwierdzenia przyjęcia zamówienia
Po nadaniu produktowi statusu „zmówiony” system automatycznie wykona informację zwrotną z systemu dostawcy do bazy danych ZPI B2B, potwierdzając w ten sposób przyjęcie przez dostawcę zamówienia. Automatyzacja procesu możliwa będzie również poprzez integrację ZPI B2B z systemem informatycznym partnera na poziomie bazy danych. W procesie tym zostaną również wykorzystane pliki cyfrowe typu xml.
W procesie tym czynny udział brały będą funkcjonalności :
a) Funkcjonalności handlowe
b) Funkcjonalności B2B
c) Funkcjonalności logistyczne
3) Proces monitoringu statusu zamówienia
Funkcjonalność ZPI B2B pozwoli na bieżące, automatyczne monitorowanie statusu poszczególnych zamówień. W przypadku pojawienia się sytuacji, w której realizacja zamówienia będzie niebezpiecznie blisko lub przekroczy czas realizacji zamówienia nastąpi automatyczne wyświetlenie informacji w systemie partnera o przekroczeniu czasu na realizację poszczególnego zamówienia. Interakcja pomiędzy systemami będzie możliwa poprzez ustawienie w architekturze ZPI B2B tzw. terminów alarmowych, które wywołane poprzez brak informacji o pojawieniu się dokumentu przewozowego automatycznie uruchomią system przypomnienia o niezrealizowanym zamówieniu.
W procesie tym czynny udział brały będą funkcjonalności :
a) Funkcjonalności handlowe
b) Funkcjonalności logistyczne
c) Funkcjonalności B2B
d) Funkcjonalności księgowość i koszty
4) Proces obiegu dokumentów sprzedażowych
Po potwierdzeniu przez pracowników Wnioskodawcy otrzymania dostawy zamówionych produktów, system dostawcy automatycznie wystawi elektroniczną fakturę i „przypnie” ją do zamówienia w bazie danych ZPI B2B. Wykorzystanie automatyzacji tego procesu wykluczy niepożądane przez strony działania wykorzystywane w tradycyjnych środkach komunikacji (mail, fax, list), co usprawni bieżące zarządzanie płatnościami i dokumentami sprzedażowymi.
W procesie tym czynny udział brały będą funkcjonalności :
a) Funkcjonalności handlowe
b) Funkcjonalności logistyczne
c) Funkcjonalności księgowość i koszty
d) Funkcjonalności B2B
Etap II
Instalacja systemu ZPI B2B
W ramach zakupu usługi zostanie wykonana instalacja wszystkich zakupionych w ramach projektu licencji oraz środków trwałych. Instalacja licencji będzie zawierała m.in. wywołanie instalatora, zebranie danych o konfiguracji sprzętowej (komputery, serwer), konfiguracja. Nabycie usługi instalacyjnej pozwoli połączyć zakupione oprogramowania oraz sprzęt w zintegrowane ze sobą rozwiązanie informatyczne. Tylko prawidłowa konfiguracja sprzętowo-programowa pozwoli w pełni korzystać z funkcjonalności ZPI B2B.
Zakup usług doradczych o charakterze wdrożeniowym z zakresu przygotowania planu migracji danych
Migracja danych jest jednym z zagadnień występujących w każdym większym projekcie informatycznym. Bez wykonania planu migracji danych nie jest możliwe rejestrowanie danych transakcyjnych, czyli uruchomienie funkcjonalne systemu. Zakupiona w projekcie usługa będzie polegała na określeniu głównych kroków związanych z migracją danych do ZPI B2B. Należą do nich:
- Określenie zakresu migrowana danych oraz nadanie im odpowiednich struktur
- Określenie kategorii migrowanych danych
- Określenie ram czasowych, wspierających organizację czasu pracy.
- Określenie sposobu przygotowania i samej migracji danych
- Określenie sposobu wykonania migracji testowej, w celu wyeliminowania błędów i dokonania niezbędnych korekt.
- Określenie sposobu wykonania pełnej migracji
Usługi doradcze z zakresu przygotowania procedur testowych i awaryjnych
W wyniku zakupu tej usługi zostaną określone procedury testowe i awaryjne. Określenie takich działań pozwoli nie tylko prawidłowo przeprowadzić wdrożenie ZPI B2B, ale uwarunkuje niezawodność automatyzacji procesów biznesowych.
Pobierz poniżej dokumenty w wersji elektronicznej:
